Ablauf einer Befragung zur Arbeitgebermarke
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Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Attraktivität als Arbeitgeber mit dem Einsatz von Befragungen zu stärken, um neue Talente anzuziehen, die Mitarbeiterfluktuation zu senken und die Mitarbeiterbindung zu steigern, dann kann der folgende Ablauf zur Durchführung eine Hilfe sein:
- Schritt: Zielsetzung definieren
- Schritt: Rahmenbedingungen klären
- Schritt: Fragebogen aufbauen
- Schritt: Befragung durchführen
- Schritt: Feedback auswerten
- Schritt: Befragung wiederholen
Schritt 1: Zielsetzung definieren
Bevor es mit dem Befragungsprojekt losgeht, sollte im ersten Schritt das Ziel des Vorhabens definiert werden.
Es reicht dabei nicht aus, als Ziel die Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber festzusetzen. Das ist zu ungenau und auch zu weit gefasst. Das Ziel sollte genauer definiert werden.
Wenn es Ihnen zum Beispiel darum geht, die Arbeitgebermarke zu stärken, um die Mitarbeiterbindung positiv zu beeinflussen, dann ist die Gestaltung des Fragebogens sowie die enthaltenen Fragen anders, als wenn es um das Ziel der Verbesserung der Chancen, zukünftig neue Talente und Mitarbeiter im „War of Talents“ zu rekrutieren.
Daher, das Ziel formt den Fragebogen!
Ein klar definiertes Ziel hilft Ihnen dabei, den Fokus Ihrer Mitarbeiterbefragung zu schärfen und sicherzustellen, dass Sie relevante Informationen sammeln, die Ihnen bei der Erreichung Ihrer Ziele helfen.
Es ermöglicht Ihnen auch, die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitgeberattraktivität besser zu messen und gegebenenfalls anzupassen.
Schritt 2: Rahmenbedingungen klären
Nachdem das Ziel des Befragungsprojekts festgelegt worden ist, geht es im nächsten Schritt darum, die Rahmenbedingungen dafür zu definieren.
Fragen wie:
- Wie soll befragt werden?
- Wer soll befragt werden?
- Wann soll befragt werden?
- Soll personalisiert oder anonym befragt werden?
- Welche Hindernisse gibt es für die Umsetzung einer Befragung?
sollten in dieser Phase geklärt werden, weil sie für die Erstellung und organisatorischen Durchführung von Wichtigkeit sind.
Erst wenn man die Rahmenbedingungen geklärt hat, sollte man im nächsten Schritt mit dem Aufbau und der Gestaltung des Fragebogens beginnen.
Die Wahl des richtigen Befragungsformats und die Festlegung der Zielgruppe sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Mitarbeiterbefragung.
Je nach Ziel und Zielgruppe können verschiedene Befragungsmethoden wie Online-Umfragen, persönliche Interviews, Fokusgruppen oder schriftliche Fragebögen geeignet sein.
Die Entscheidung, ob die Befragung personalisiert oder anonym durchgeführt werden soll, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Sensibilität der gestellten Fragen, dem Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeitern und Unternehmen sowie der gewünschten Offenheit und Ehrlichkeit der Antworten.
Es ist wichtig, mögliche Hindernisse für die Umsetzung einer Befragung frühzeitig zu identifizieren und Lösungsstrategien zu entwickeln, um sicherzustellen, dass die Befragung erfolgreich durchgeführt werden kann.
Dies könnte beispielsweise die Bereitstellung ausreichender Ressourcen, die Überwindung von Datenschutzbedenken oder die Gewährleistung einer angemessenen Teilnahmequote umfassen.
Schritt 3: Fragebogen aufbauen
Hat man das Ziel und die Rahmenbedingungen geklärt, geht es an den Aufbau des Fragebogens und die Entwicklung von geeigneten Fragestellungen, um die derzeitige Arbeitgeberattraktivität zu messen und Möglichkeiten zu deren Steigerung zu finden.
Einleitung, Hauptteil und Schluss bilden ein gutes Grundgerüst für den Fragebogen.
Bilden Sie Themenblöcke für Fragen, die einen Aspekt der Arbeitgeberattraktivität abfragen und versuchen Sie mit einfachen Formulierungen und Fragetypen zu arbeiten, die nicht zu komplex sind und eine schnelle Beantwortung ermöglichen.
Aber auch ein ansprechendes Design und die Fragebogenlänge sind wichtige Faktoren, welche die Umfrage erfolgsentscheidend mitprägen.
Schritt 4: Befragung durchführen
Nach dem Aufbau und dem erfolgreichen Pre-Test des Fragebogens geht es nun an die Durchführung.
Das bedeutet, die Teilnehmer über das Ziel und die möglichen Vorteile der Partizipation an der Umfrage vorab aufzuklären und zum Fragebogen einzuladen und dann zu hoffen, dass sie auch teilnehmen.
Aber nicht nur das Aufklären und Einladen gehört zur Durchführung.
Auch sollte während des gesamten Befragungszeitraums und vor allem zu Beginn überprüft werden, wie viele bereits an der Befragung teilgenommen haben, wie hoch die Abbruchquote bei der Verwendung von Online-Fragebogen ist und auch wo die meisten Abbrüche passieren.
In der Durchführung geht es auch darum, zu erkennen, ob es eventuell Probleme während der Beantwortung des Fragebogens gibt, beispielsweise weil Fragestellungen nicht verständlich oder die Antwortoptionen vielleicht nicht passend zur Fragestellung sind.
Aber auch die Länge des Fragebogens kann ein Problem darstellen.
Falls es bei der Durchführung der Umfrage zu Schwierigkeiten kommt, sollten frühzeitig Anpassungen vorgenommen werden.
Bei papierbasierten Umfragen ist das eher schwierig, aber bei digitalen Fragebogen kann die Anpassung sofort geschehen.
Schritt 5: Feedback auswerten
Ist der Zeitraum der Befragung beendet und haben nach Ihrem Empfinden genügen Teilnehmer mitgemacht, so geht es an die Auswertung des erhaltenen Mitarbeiterfeedbacks.
Mit Diagrammen, Filtern und Vergleichen sollten Sie versuchen, Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern zu entdecken und bei offenen Fragestellungen vor allem zwischen den Zeilen zu lesen.
Eine detaillierte Analyse der Ergebnisse ermöglicht es Ihnen, Trends zu identifizieren und herauszufinden, welche Aspekte der Arbeitgeberattraktivität besonders hervorgehoben werden oder wo Verbesserungsbedarf besteht.
Es ist wichtig, nicht nur die quantitativen, sondern auch die qualitativen Daten zu berücksichtigen, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
Offene Kommentare und Anregungen der Mitarbeiter können wertvolle Einblicke liefern, die in der Gesamtbetrachtung berücksichtigt werden sollten.
Mit einer guten Auswertung können Sie den Grundstein legen, um geeignete Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitgebermarke zu definieren und gezielte Verbesserungen in Bereichen vorzunehmen, die von den Mitarbeitern als besonders wichtig erachtet werden.
Schritt 6: Befragung wiederholen
Fragebogen durchgeführt, Feedback ausgewertet, Maßnahmen umgesetzt und nun ist das Projekt zum Employer-Branding vorbei?
Nein, an dieser Stelle sollten Sie nun die umgesetzten Maßnahmen auf Wirksamkeit prüfen. Das geht am besten mit weiterem Feedback.
Man sollte nicht vergessen, dass die Verbesserung der Attraktivität der Arbeitgebermarke keine schnelle und einmalige Sache ist.
Nur die Kontinuität und die permanente Verbesserung durch Rückmeldung führen auf langfristige Sicht zu einer höheren Arbeitgeberattraktivität.
Dies kann mit der Etablierung einer Feedback-Kultur im Unternehmen geschaffen werden und das nicht nur für das Ziel der Steigerung der Arbeitgeberattraktivität, sondern auch für viele andere Themen, wie beispielsweise die Verbesserung der internen Kommunikation oder die Ermittlung des Schulungsbedarfs der Mitarbeiter.
Daher ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die eingeleiteten Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse erzielen und ob möglicherweise weitere Anpassungen oder Ergänzungen erforderlich sind, um langfristig erfolgreich zu bleiben.
